ChatGPTの使い方｜経営者が最初に任せる3業務【手順つき】

「ChatGPTを入れてみたけれど、何を聞けばいいか分からない」

「便利らしいけれど、自分の仕事のどこで使うのか分からない」

アプリを入れたところで止まっている、という声は少なくありません。

使い道が決まっていないと、結局は検索の代わりで終わってしまいます。

本記事では、経営者が最初に任せる3つの業務を、順番と手順つきで解説します。

順番は「書く仕事 → 録音の記録化 → 溜まった資料を読ませる」の3段です。

読み終えたその日のうちに、1つ目を動かせる状態を目指します。

ChatGPTの使い方とは？経営者が最初に任せる3業務の全体像

ChatGPTの使い方でつまずく原因は、機能を知らないことではありません。

任せる業務を決めていないことの一点です。

ここを先に決めてしまえば、操作は数分で覚えられます。

ChatGPTは「材料を渡して形にしてもらう」道具

ChatGPTは、調べ物のための検索窓ではありません。

手元にある材料を渡して、決めた形に整えてもらう道具です。

何も渡さずに「集客の方法を教えて」と聞けば、どこにでもある一般論が返ってきます。

逆に、材料を渡すと返ってくるものが変わります。渡せる材料は身近なところにあります。

• 過去に自分で書いたお知らせ文や投稿文
• 打ち合わせのメモ、録音した音声を文字にしたもの
• お客様から届いた質問や問い合わせの原文
• 過去に作った提案書・見積書の説明部分

この材料があるかどうかが、そのまま出てくる文章の質になります。

初心者がつまずくのは「何を聞けばいいか分からない」の一点

初心者がやりがちなのは、思いついた質問を1つずつ投げて終わることです。

返ってきた答えが薄いので、「思ったほどでもない」と判断して離れてしまいます。

原因は能力ではなく、使い道を決めていないことにあります。

最初に「この業務を任せる」と1つ決めれば、聞くことは自然に決まります。

最初に任せるのは「書く仕事→録音の記録化→溜まった資料」の順番

任せる業務は、次の順番で増やしていきます。

1. 書く仕事：お知らせ文・返信文・投稿文を形にしてもらう
2. 録音の記録化：打ち合わせの録音を議事録に変える
3. 溜まった資料を読ませる：集めた資料をもとに提案書や社内資料を作る

この順番には理由があります。

前の業務の成果物が、次の業務の材料になるからです。

書く仕事で「材料を渡す」感覚をつかみ、録音の記録化で材料そのものが毎週増えていきます。

そして溜まった議事録が、3つ目の資料作成の材料になります。

【業務①】書く仕事をChatGPTに任せる使い方【4ステップ】

最初に任せるのは、毎日発生していて、正解の形が決まっている書く仕事です。

ここは今日から動かせます。

1. 任せる文章を1種類だけ決める

お知らせ文・返信文・投稿文のうち、どれか1つだけに絞ります。

同時に増やすと、指示の出し方が悪いのか、材料が足りないのかが分からなくなります。

1種類に絞れば、うまくいった指示文をそのまま次回も使い回せます。

2. 材料を貼り付ける（過去の文章・箇条書きのメモ）

先に材料を貼り付けます。順番は材料が先、依頼が後です。

渡すのは、過去に自分で書いた文章・箇条書きのメモ・お客様からの原文の3つで足ります。

【材料】以下は、これまで自分で書いてきたお知らせ文です。
（ここに過去の文章を2〜3本貼り付ける）
【依頼】この書き方に合わせて、今回の内容でお知らせ文を作ってください。
【今回の内容】8月の営業時間の変更／お盆期間は短縮営業

過去の文章を2〜3本渡すだけで、言い回しが自分の店の言葉に寄っていきます。

3. 出す形を指定する（長さ・宛先・使わない言葉）

形を決めないまま頼むと、毎回違う長さ・違うトーンで返ってきます。

指定するのは次の3点だけです。

• 長さ：何文字くらいか、何行までか
• 宛先：誰が読むのか（既存のお客様か、初めての方か）
• 使ってほしくない言葉：大げさな表現、業界用語など

【条件】
・200字以内、3段落まで
・読み手は来店経験のあるお客様
・「絶対」「必ず」などの断定表現は使わない
・材料に書かれていない情報は補わない

最後の1行が特に効きます。書いていないことを勝手に足されるのを防げます。

4. 出てきた文章を人が確認して直す

出てきた文章は、全部を読み直す必要はありません。

先に確認する範囲を決めておきます。見るのは次の3点です。

• 数字：日付・時間・金額が材料どおりか
• 固有名詞：商品名やサービス名が正しいか
• お客様への約束：条件や期限が実態と合っているか

ここだけ見ると決めることで、確認の時間そのものが短くなります。

返信文をもっと踏み込んで作りたい方は、Google口コミの返信をAIで作る方法もあわせてご覧ください。

弊社の実例：投稿の作成から予約セットまでAIが回している

弊社のThreads運用代行では、毎月決まった日時になると、AIが契約本数どおりの投稿を作ります。

作るときの材料は、クライアントからいただいた資料です。

できあがった投稿はクライアントに確認していただき、OKが出たらAIが投稿の予約セットまで行います。

クライアントからの問い合わせ対応もAIが担当しています。

人が入るのは、契約や金額に関わる問い合わせの承認だけです。

この進め方で、投稿1,182本（うち承認済み942本）を12社ぶん、約3.5ヶ月で積み上げてきました（AIエージェント6体）。

ここまでが書く仕事の任せ方です。ただし、この段階には続けにくい壁があります。

材料が毎回手元にないと、出てくる文章の質が安定しないという壁です。

そこで次は、材料そのものが毎週勝手に増えていく仕組みを作ります。

【業務②】録音の文字起こしからChatGPTで議事録を作る【3ステップ】

打ち合わせの録音は、すでに手元にある材料です。

これを記録に変えると、業務①で使う材料が毎週増えていきます。

1. 打ち合わせを録音して文字にする

まず、打ち合わせの音声をテキストにします。

音声をそのまま扱えるかどうかは、契約プランやアプリの環境によって変わります。

そのため、次の2ルートのどちらかで進めるのが確実です。

• アプリの音声入力や録音機能を使う：スマホのアプリ画面から直接取り込む
• 別の文字起こしサービスでテキストにしてから貼る：オンライン会議の文字起こし機能でも代用できます

録音の段階では、マイクを会話の中心に置くことだけ意識しておけば十分です。

2. 文字起こしを渡して「決定事項・保留・次の宿題」に分けさせる

テキストができたら、出してほしい形を指定して渡します。

指示文は役割・材料・出す形・禁止事項の4行で足ります。

【役割】打ち合わせの議事録を作る担当として整理してください。
【材料】以下は打ち合わせの文字起こしです。（この下に貼り付ける）
【出す形】
1. 決定事項
2. 保留・要確認
3. 次の宿題（担当者つき）
【禁止事項】
・文字起こしに無い内容は補わない
・聞き取れていない固有名詞は［要確認］と書く

返ってくるのは、次のような形です。

■ 決定事項
・キャンペーンは来月開始で合意
・案内文はこちらで原案を作成する
■ 保留・要確認
・［要確認］割引率の上限
■ 次の宿題（担当者つき）
・見積の再提出（担当：営業）
・素材データの共有（担当：先方）

形を3項目に固定しておくと、毎回同じ場所だけを見れば済むようになります。

3. 抜けているところだけ人が1回埋める

ここでも、全部を読み直す必要はありません。

人が見るのは、固有名詞・日付・金額まわりだけです。

［要確認］と書かれた箇所を1回埋めれば、その日の議事録は完成します。

議事録は「次の仕事の材料」に変わる（弊社の実例）

弊社では、商談や打ち合わせの音声データを渡して、文字起こしから議事録の整理までをAIに任せています。

録音ファイルを置くだけで要点が整理された議事録になるため、聞き直しの時間がなくなります。

整理された議事録は、そのまま提案書やコンテンツの素材にもなります。

実際に、打ち合わせの議事録テキストをそのままAIに渡したところ、LINE公式アカウントで送る配信文が一発で完成しました。

この「打ち合わせの内容をAIが読んで配信文に変える」進め方は、弊社の標準になっています。

スマホだけでどこまで動かせるかを知りたい方は、Claudeの使い方｜スマホアプリでできること10選も参考になります。

【業務③】溜まった資料を読ませて資料作成に使う手順【3ステップ】

業務②を続けると、議事録という材料が自然に溜まっていきます。

3つ目は、その溜まった材料をまとめて読ませる段階です。

1. 社内に散らばっている資料を1か所に集める

まず、資料を1か所に集めます。特別な保管場所は必要ありません。

集める対象は次のようなものです。

• 打ち合わせの議事録（業務②で溜まったもの）
• 過去に作った提案書・見積書の説明部分
• お客様からよく届く質問と、それに返した回答
• スタッフ向けに書いたマニュアルや手順のメモ

フォルダを1つ作って放り込んでおくだけで十分です。

2. 資料を先に渡してから「この材料の中だけで書いて」と指示する

ここでも順番は、材料が先・依頼が後です。

先に依頼だけを送ると、AIは足りない部分を一般論で埋めてしまいます。

【材料】以下は、過去の打ち合わせ議事録とお客様からの質問です。
（ここに資料を貼り付ける）
【依頼】この材料の中だけを使って、初回提案用の説明資料を作ってください。
【出す形】1. 現状の課題 2. 提案内容 3. 進め方 4. よくある質問
【禁止事項】材料に無い数字・実績・事例は書かない

「この材料の中だけで書いて」の一言があるかどうかで、内容の具体性が変わります。

3. 事実に関わる部分だけ人が確認する

最後の確認も、範囲を決めて行います。数字・固有名詞・お客様への約束の3点です。

ここで押さえておきたい考え方があります。

AIは質を楽に作る道具であって、量を出すための道具ではありません。判断は人が持ちます。

大量に出させて選ぶのではなく、材料を良くして1本の精度を上げる方が、結果として速くなります。

弊社の実例：材料が増えるほど、出てくる文章が自社の言葉になった

弊社では、打ち合わせやセミナーの音声や動画の内容を、そのまま文字にして溜めています。

溜めた材料はAIが読みにいける場所に置いてあるので、記事や提案書を作るときにAIが自分で参照します。

はじめは一般論しか書けなかったものが、材料が増えるにつれて変わっていきました。

今では、弊社が実際に話している言葉づかいや、現場で起きたことを踏まえた内容が返ってきます。

特別な設定をしたわけではなく、自社の一次情報をどれだけ溜めたかがそのまま差になりました。

もう一段踏み込んだ使い方を知りたい方は、Claude Codeとは？非エンジニアの使いどころもご覧ください。

ChatGPTの使い方のコツ3つ｜指示が伝わらないときに見直す点

3業務を回していくと、うまくいく指示とそうでない指示の違いが見えてきます。

違いは、次の3つのコツに集約されます。

コツ1. 材料を置く（渡さなければ一般論しか返らない）

同じ依頼でも、材料の有無で返ってくるものは別物になります。

• 材料なし：「まずはお客様のニーズを把握しましょう」のような、どこでも通じる話
• 材料あり：自分の店の商品名・条件・言い回しが入った、そのまま使える文章

返ってきた答えが薄いと感じたときは、まず材料を渡し忘れていないかを疑います。

コツ2. 型を決める（出す形を毎回同じにする）

出す形を毎回同じにすると、品質がぶれなくなります。

型として決めておくのは次の4つです。

• 見出しの構成（1. 2. 3. と項目名まで決める）
• 1項目あたりの分量（何行までか）
• 読み手が誰か
• 書いてはいけないこと（材料に無い内容は補わない、など）

形が同じなら、前回の出力と比べられます。直す場所も毎回同じ位置に固定されます。

コツ3. 人が確認する範囲を先に決める

確認の範囲を後から決めると、結局は全文を読み直すことになります。

先に「数字・固有名詞・金額だけ見る」と決めておきます。

この線引きがあると、任せる量を増やしても確認の時間は増えません。

それでも伝わらないときに見直す3点

思ったものが返ってこないときは、次の3点を順に確認します。

1. 材料を渡したか：依頼だけを送っていないか
2. 出す形を伝えたか：長さ・項目・読み手を指定したか
3. 一度で終わらせようとしていないか：「2番だけ書き直して」と部分的に直させたか

3点目は見落とされがちです。1回で完成させる必要はなく、直したい箇所だけを指定する方が速く仕上がります。

ただし、コツが分かっても材料の置き場所がバラバラのままだと、毎回貼り直す手間が残ります。

溜める場所と型を決めて回すところまで来ると、そこは設計の話になります。整えるところは一緒に組み立てられます。

ChatGPTの料金と、任せる仕事・任せない仕事の選び方【2026年最新】

ここまで読んで、「有料版にしないと使えないのでは」と気になった方もいるはずです。

結論として、最初の3業務は無料版でも試せます。

無料版と有料版で変わるのは「使える量」と「使える機能」

無料版と有料版の違いは、大きく2つに整理できます。

観点	無料版でできること	有料版で増えること
使える量	1日に投げられる回数に上限がある	上限が広がり、長い資料をまとめて渡しやすい
使える機能	文章のやり取りが中心	ファイルの読み込みなど、扱える材料の幅が広がる

料金プランは改定されることがあるため、最新の料金は公式サイトで確認してください。

判断の目安はシンプルです。無料版で回数の上限に当たるようになったら、有料版を検討する時期です。

任せてよい仕事の3つの条件

任せる仕事を選ぶときは、次の3条件で判断します。

• 材料が手元にある：過去の文章・メモ・録音など、渡せるものがある
• 出す形が決まっている：完成形をこちらが説明できる
• 間違えても人が気づける：出てきたものを自分で判断できる領域である

3つとも当てはまる仕事から始めれば、大きな失敗は起きません。

任せない方がよい仕事（数字の断定・個人情報・最終判断）

逆に、次の3つは人が持ち続ける領域です。

• 数字の断定：出典のない数字を、そのまま対外文書に使わない
• お客様の個人情報：名前・連絡先・カルテのような情報は入力しない
• 金額や契約に関わる最終判断：ここは人が決めます

特に個人情報と最終判断の2つは、線を引いておくことが安心につながります。

自分で回すか、一緒に組み立てるか

ここまでの手順は、一人でも今日から始められます。

1業務ずつ、指示文をメモに保存しながら回していけば、1〜2週間で形になります。

ただし、続けていくと別の壁が出てきます。

材料を溜めるには、お客様とのやり取りが自然に集まる場所が必要です。

一人で全部の入口を作ろうとすると、材料が溜まる場所そのものが用意できません。

手順は真似できても、集まる仕組みは設計しないと生まれないためです。

ChatGPTの使い方でよくある質問6つ

最後に、よく寄せられる質問にお答えします。

Q1. ChatGPTは無料でも仕事に使えますか？

使えます。本記事の3業務は、無料版でも一通り試せる範囲です。

ただし、1日に投げられる回数や、扱える材料の量には上限があります。

毎日の業務で使い込むようになったら、有料版を検討する段階です。料金は改定されるため、最新の情報は公式サイトで確認してください。

Q2. 音声ファイルをそのまま渡して文字起こしできますか？

扱える形式や機能は、契約プランやアプリの環境によって変わります。

そのため、断定せずに2つのルートを用意しておくのが確実です。

1つはアプリの音声入力や録音機能を使う方法、もう1つは別の文字起こしサービスでテキストにしてから貼る方法です。

Q3. 議事録のプロンプトはどう書けばいいですか？

役割・材料・出す形・禁止事項の4行で書けば十分です。

「議事録を作る担当として」「以下は文字起こしです」「決定事項・保留・次の宿題に分けて」「無い内容は補わない」の4つを並べます。

一度うまくいった指示文は、メモに保存して毎回使い回してください。

Q4. スマホだけでも使えますか？

使えます。本記事の業務①と業務②は、スマホアプリだけで完結します。

お知らせ文の作成も、打ち合わせの記録化も、移動中に済ませられる作業です。

業務③のように資料をまとめて渡す段階になると、パソコンの方が扱いやすくなります。

Q5. お客様の名前や連絡先を入れても大丈夫ですか？

入れない前提で運用してください。名前は「A様」、連絡先は伏せた形で渡します。

伏せても、文章の質はほとんど変わりません。返ってきた文章に、後から人が正しい名前を入れれば済みます。

入力したデータの取り扱い設定は変わることがあるため、公式の案内をあわせて確認してください。

Q6. ChatGPTとClaude、どちらを使えばいいですか？

最初の3業務は、どちらでも回ります。すでに入れている方を使ってください。

大切なのはツールの選定ではなく、渡す材料と出す形を決めることです。

他のAIも触ってみたい方は、Claudeの使い方｜スマホアプリでできること10選で比べてみてください。

まとめ｜ChatGPTの使い方は3業務から始めれば十分

ChatGPTの使い方は、機能を覚えることではなく、任せる業務を決めることから始まります。

最初に任せるのは、次の3業務です。

• 書く仕事：材料を渡し、形を指定して、確認する範囲を決める
• 録音の記録化：打ち合わせを議事録に変え、材料が毎週増える状態を作る
• 溜まった資料を読ませる：集めた材料の中だけで資料を作らせる

この順番で進める理由は、前の業務の成果物が次の業務の材料になるからです。

さらに踏み込んだ使い方を知りたい方は、Claude Code 使い方【非エンジニア向け】完全ガイドもあわせてご覧ください。

ChatGPTに任せられる仕事は、材料が溜まっている場所ほど増えていきます。

そして、材料が最も溜まるのは、お客様とのやり取りそのものです。

問い合わせ・予約・質問のやり取りが1か所に残っていれば、それがそのまま次の文章の材料になります。

店舗や中小企業の場合、そのやり取りが集まる場所はLINE公式アカウントになりやすいのが実際のところです。

ここだけは手順を真似するだけでは作れず、入口と受け皿の設計が必要になります。

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